Immer mehr Projekte nicht erfolgreich - aber Warum

Ein Beitrag von Philipp Luis veröffentlicht am 14.05.2018

Viele Projekte scheitern – Ursachen und Lösungen

Immer wieder geschieht es, dass Projekte in den Unternehmen scheitern: Nicht zu Ende geführte Projekte wegen Zeit- oder Ressourcenmangels, endlos langgezogene Projekte, stockende Projekte beschränken die Weiterentwicklung der Prozesse. Sie führen zu Einbußen sowohl materieller Natur als auch in der Motivation der Mitarbeiter zur Beteiligung an weiteren Projekten. Das Potential zur Optimierung der Arbeitsabläufe versiegt und die Bemühungen laufen ins Leere. Wie bei einem guten Projekt gilt hier: Eine genaue Analyse beinhaltet meist schon die entscheidenden Ansätze zur Lösung der Probleme. Was sind also wiederkehrende Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg eines Projektes?

Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten

Mögen die Ziele eines Projektes noch so hehr und erfolgversprechend sein, wenn diese nicht genau benannt werden können, fällt auch die Kommunikation mit den Beteiligten schwierig aus. Oft wird auf höherer Ebene die Entscheidung zur Durchführung eines Projektes getroffen und ein Verantwortlicher ausgewählt. Damit ist für die Leitungsebene die Angelegenheit meist erledigt. Wenn dann die Projektleitung nicht über die erforderliche Erfahrung und Durchsetzungskraft besitzt, um konkrete Einzelziele, Ressourcenbedarf und Zeitpläne abzusprechen, ist das Projekt schon vor dem eigentlichen Beginn gescheitert. Denn da die Projektleitung meist nicht über die erforderlichen Ressourcen und Einsätze entscheidet, ist sie auf die breite Unterstützung der Linienverantwortlichen angewiesen. Bei der Formulierung der Ziele und Zwischenziele und daraus resultierend Zeitpläne und Verantwortlichkeiten helfen moderne digitale Tools, die die Erkenntnisse modernen Projektmanagements widerspiegeln. Wer damit als Projektleiter arbeitet, wird sich der Leitungsebene mit überzeugenden Plänen präsentieren können und so eine weitaus höhere Akzeptanz erreichen. Auch die Kommunikation mit den Beteiligten kann so gezielt geplant werden. Positive, gleichgültige oder gar negative Einstellungen zum Projekt sind normal. Will man etwaige Widerstände allerdings nicht sehen und nicht ernst nehmen, hat man selbst den Grundstein zum Scheitern des Projektes gelegt. Denn die Beteiligten an den Prozessen sind ja die Hauptakteure. Ohne sie kann weder detailliert analysiert werden noch eine erfolgreiche Umsetzung erreicht werden.

Planung

„Heute beschlossen, morgen begonnen, übermorgen erledigt“. Das ist leider meist die Erwartung an Projektleitungen und deren Mitarbeiter. Das führt uns zum nächsten Kardinalfehler vieler Projekte. Denn wer sich nicht die Zeit nimmt und den Raum schafft für eine konkrete und realistische Planung, dem ist das Scheitern bereits vorbestimmt. Ohne Plan wird ein Projekt immer wieder von unvorhergesehenen Problemen überrascht. Ressourcen stehen nicht zur Verfügung, die Bedeutung des Projektes wird von interessierter Seite heruntergespielt, so dass es zu immer größeren Verzögerungen kommt. Ein guter Projektplan beginnt schon mit einer konkreten Festlegung der Ziele und der absehbaren erforderlichen Ressourcen. Ergänzt durch eine Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zeitplänen von der Analyse bis zum erfolgreichen Projektende helfen, die Dimensionen des Projektes abzuschätzen und gegenüber der Leitungsebene darzustellen. Verbindliche schriftliche Vereinbarungen über diese Pläne stellen die erforderliche Legitimation der Projektanforderungen sicher. Und sie machen den Stand des Projektes transparent und nachvollziehbar.

Controlling von Projektfortschritt und Projektende

Der schönste Plan ist nicht erfolgreich, wenn er nicht regelmäßig überprüft wird. Es ist zwar verständlich, wenn die Beteiligten nach einer langen Planungsphase endlich „loslegen“ möchten. Doch ohne regelmäßiges Controlling läuft man Gefahr, entscheidende Projekthemmnisse zu übersehen. Wenn nicht jederzeit überprüfbar ist, welche Projektabschnitte wirklich erledigt sind, kann das gesamte Projekt an einem Einzelaspekt scheitern. Denn die Prozesse werden nicht nur komplexer, sie beeinflussen über ihre enge Verzahnung auch Bereiche, die nicht unmittelbar beteiligt sind. Daher ist es unerlässlich, regelmäßig den exakten Stand einzelner Projektschritte zu überprüfen, um bei Problemen rechtzeitig gegensteuern zu können. Im Projektmanagement stehen dazu praxiserprobte Tools zur Verfügung, die auch komplexe Projekte mit Unterprojekten und vielfältigen Projektschritten abbilden können. Die Informationen werden von den Beteiligten jeweils aktualisiert, so dass die Projektleitung, aber auch alle Beteiligten jederzeit über den Projektfortschritt Bescheid wissen.

Eine vermeintliche Banalität zum Schluss: Das Projekt muss unbedingt sowohl vom Projektteam ausdrücklich für beendet erklärt werden, als auch entsprechend von den Auftraggebern abgenommen werden. Wer das unterlässt, vergibt eine wichtige Chance, den Erfolg des Projektes als Konsens im Unternehmen zu bestimmen. Die Beendigung des Projektes entlässt die Beteiligten aus der Verantwortung, damit sie sich weiteren Aufgaben widmen können.

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