Multitasking bremst Projekte aus

Ein Beitrag von Philipp Luis veröffentlicht am 08.02.2018

Arbeitsweisen ohne Fokussierung - Aber warum in der Wirtschaft immer mehr gefordert

Unter Multitasking ist eine Arbeitsweise zu verstehen, bei der zeitgleich ablaufende Projektphasen innerhalb einer komplexen Aufgabenstellung zu einem schnellen und hervorragenden Ergebnis führen sollen. Es erscheint einleuchtend, dass ein schnelles Ergebnis erreicht wird, wenn Einsätze parallelisiert werden, die auf ein gemeinsames Ziel zusteuern. Bei eingehender Betrachtung ist jedoch schnell zu erkennen, dass Multitasking eine Reihe von Problemen in der Projektplanung und im Projektablauf aufwirft. Am Ende steht die Frage, ob sich Multitasking tatsächlich positiv auf den Projekterfolg auswirkt.

Projekterfolg durch parallelisierte Einsätze auf mehrere Projekte?

Vorausgesetzt Multitasking ist für den Projekterfolg sinnvoll, ist eine sehr intensive Steuerung der einzelnen Parallelprozesse unabdingbar, um zum erwünschten Ergebnis zu kommen. Natürlich zeigt sich im Projektalltag immer wieder, dass es zu Überschneidungen einzelner Projektphasen oder -teilaufträge kommen kann. Das ist wohl aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen im Projektleben unvermeidbar. Dient jedoch Multitasking als Grundlage für die Projektdurchführung, bedarf es einer intensiven Steuerung der Prozesse und das erfordert, die Übersicht in der Komplexität des Multitaskings nicht verlieren zu dürfen. Vorallem auch eine klare Strukturierung der parallelisierten Einsätze, soll es bei der Zusammenführung der Teilergebnisse nicht zu Inkompatibilitäten kommen. Denn genau das stellt schließlich das Projektziel mit seinem angestrebte Ergebnis in Frage und kann sehr leicht zum Scheitern des gesamten Projektes führen. Das ist ganz offensichtlich ein erheblicher Belastungsfaktor, der schwer auf einem Projekt liegen kann. Durch Multitasking setzt sich das Projektmanagement einer parallelisierten Einsatzplanung in jedem Fall der Gefahr aus, sehr leicht die Übersicht zu verlieren. Daher sollte grundsätzlich bereits in der Analyse- und Startphase eines Projektes darauf geachtet werden, ein zum Projekttyp passendes stringentes Projektphasenmodell zu entwerfen und sich dann auch konsequent daran zu halten.

Fokussiertes Arbeiten von der Projektplanung über die Ausführung bis hin zur Projektabnahme steigert Effektivität und Erfolg von Projekten

Bereits nach der Definition eines Projektauftrages ist es von immenser Bedeutung, die Projektplanung durch ein dem Projektauftrag angemessenes Phasenmodell durchzuführen. Die einzelnen Phasen werden demgemäß in einzelne Teilaufträge gegliedert, an deren Ende das Ergebnis als Meilenstein bereits während der Planung definiert werden muss. Der Zeitrahmen jeder einzelnen Projektphase ist so zu gestalten, dass die Ergebnisse optimal zu erreichen sind. Das bedeutete, das im Phasenmodell bereits die frühestmöglichen als auch unter Berücksichtigung möglicher Störfaktoren die spätestmöglichen Zeitpunkte eingeplant werden. Nur so ist gewährleistet, dass bei der Zusammenführung der Teilergebnisse sowohl zeitlich als auch inhaltlich die Teilaufträge im gewünschten Rahmen, Form oder Qualitäten vorliegen. Vor allem kann mit Hilfe des Projektphasen-Modells schnell und effektiv auf Abweichungen der Planziele reagiert werden, ohne dass es zu schwerwiegenden Problemen zur Erreichung des Gesamtprojektzieles führt.

Die Bedeutung von Meilensteinen für die Effektivität in der fokussierten Projektarbeit

Sobald ein Projekt beauftragt wird, sollten stets bereits am Anfang die von allen Projektbeteiligten definierten Projektteilziele und die genaue Abfolge ausdrücklich festgelegt werden. Die so definierten Meilensteine sind terminlich zu fixieren und müssen konsequent als Ziele sowohl zeitlich als auch qualitativ eingehalten werden. Der Fokus auf die Ergebnisse des jeweils nächsten Meilensteins fördert die Effektivität des Arbeitens, ermöglicht aber auch andererseits das notwendige Maß an Flexibilität beim Auftauchen von Problemen während der Arbeitsphase hin zu diesem Meilenstein. Durch die Definition und vor allem durch den Fokus auf die Einhaltung der Meilensteinziele ist gwährleistet, dass beim Erreichen des Meilensteins keine Parallelaktivitäten mehr vorhanden sind. Damit ist die Effektivität des Projektablaufs gewährleistet.

Zwar kann es an den Phasenübergängen immer mal wieder durch Verzögerungen einzelner Einsätze dazu führen, dass die Arbeitsaufträge noch im Abschluss sind, während in den nächsten Einsatz „hineingeschlichen“ werden muss. Das ist sicher nicht immer zu vermeiden. Aber es kann dennoch in diesen Fällen kaum zu einer Zergliederung und dem Parallelisieren von Einsätzen kommen, wie im Multitasking. Die Projektleitung behält hier den Überblick und kann schnell entsprechende Maßnahmen zur Erhaltung des nächsten Meilensteins bzw. des Projektziels ergreifen. Auf jeden Fall ist mit einem klar definierten Projektablaufplan und dem Fokussieren auf das Projektziel durch klares Abarbeiten der Teilziele ein hoch effektives Arbeitsergebnis zur Zufriedenheit aller Projektbeteiligten zu erwarten.

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