Projekte erfolgreich unter Einsatz von Projektmanagement-Software durchführen

Ein Beitrag von Philipp Luis veröffentlicht am 17.10.2017

Die Branche ist nicht ausschlaggebend

Egal, ob in der IT, Logistik oder Industrie: Projektmanagement ist eine anspruchsvolle Rolle. Es gilt, umfangreiche Prozesse zu planen, umzusetzen und dabei mehrere Teams, Zeitpläne, Fristen ebenso wie Aufgaben abzustimmen. Spezielle Lösungen für Projektmanagement helfen Ihnen dabei, den hohen Bedarf an Ablauf und Administration eines Projektes gerecht zu werden. Als Folge können Sie Ihre Projekte gescheit abbilden und zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.

Was zeichnet gute Projektmanagement-Software aus?

Softwarelösungen für Projektmanagement sollte Sie in den einzelnen Lebensphasen eines Projektes mit Hilfe von unterschiedliche Funktionen, z. B. zur Zieldefinition, Aufgabenverwaltung, Anforderungsanalyse oder zum Controlling einzelner Projektschritte, supporten. Ebenso sollte ein Projektmanagement Tool gemeinsam mit verschiedenen Teams genutzt werden können und eine Rollen- und Rechteverwaltung haben. Das ermöglicht allen Beteiligten eines Projektes eine gemeinsame und konkomitierende strukturierte Kooperation.Jede Phase eines Projektes stellt andere Anspruch an dieProjektplanung und zusätzliche Features einer Projektmanagement-Lösung.

  • Im Verlauf der Projektplanung wird das Projekt gegliedert und Verständnis zwischen Kunden, Projektleitern sowie Kollegen geschaffen. Klarheit, kooperatives Arbeiten und Visualisierung stehen in solcher Stufe deswegen im Vordergrund
  • Für die Projektdurchführung hingegen ist es essientiell, dass Projektmanagement-Tool den gesamten Arbeitsstand sowohl Projektfortschritt wiederspiegelt und unvorhergesehene Ereignisse und Projektänderungen anpassungsfähig eingearbeitet werden können. Gleichzeitig sollte jener Fokus auf bestimmte Aufgaben und Zwischenziele zur Koordinierung einzelner Teams gehen
  • Nachdem Abschluss sollten Ihnen Metriken und Informationen über das Projekt - beispielsweise tatsächliche Aufwand und Zeitaufwand einzelner Arbeitspakete - selbständig zur Verfügung stehen. Zusammen mit einem DMS können Sie dann die Projektergebnisse und den Ablauf werten und Experience für Folgeprojekte ansammeln

Die erste Lebensphase: Projekte fehlerfrei planen

Die Projektplanung ist die erste Lebensphase, in der Sie den Grundstein für alle folgenden Arbeitsschritte legen. Für einen reibungslosen Ablauf und einen erfolgreichen Projektabschluss ist die richtige Planung deswegen essentiell Gantt-Charts sind eine Visualisierung, um zeitliche Abläufe und Arbeitsvorgänge zu gestalten, zu priorisieren, Abhängigkeiten zu erkennen und Verbesserungenpotential darzustellen. Das macht dieses zu einer idealen Softwarel während der Planung.

In einem Gantt-Diagramm können Arbeitsvorgänge oder Aktivitäten in Form von Balken an einer Zeitachse dargestellt. Indem Sie Informationen zu Ressourcen, Terminen oder Beteiligten verbinden, können Sie die Charts anschließend während der Projektdurchführung verwenden.Zusätzliche Funktionen von Projektmanagement-Tools, die Sie für die Planungsphase eines Projektes nutzen sollten, sind Tools zur Ressourcen- und Kostenkalkulation, Anforderungsanalyse, Zieldefinition und zur Zuweisung und Administration von Aufgaben und Zuständigkeiten. So kreieren Sie eine solide Ausagngsebene für das weitere Vorgehen und unterbinden von Missverständnisse, Fehlkalkulationen und Zeitverzögerungen.

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