Projektmanagement digitalisieren - Die D-A-CH Region auf dem Vormarsch

Ein Beitrag von Philipp Luis veröffentlicht am 11.08.2018

Der Nutzen sowie der Gewinn der digitalen Projetkabwicklung verankert sich im Mindset

Umfangreiche Listen mit Projektaufgaben, aufwendige Kapazitätenplanung per Telefon in langwierigen Diskussionsrunden, seitenlanges Reporting in Massen-E-Mails und allerlei mehr: So sieht das Projektmanagement leider in zahlreichen Unternehmen rund um den Globus aus. Das Internet revolutioniert glücklicherweise das Projektmanagement, sodass die eben genannten Nervtöter in innovativen Unternehmen schon bald der Vergangenheit angehören werden. Hinsichtlich der Digitalisierung von Projektmanagement-Methoden ist die D-A-CH-Region nämlich längst auf dem Vormarsch. Junge Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind auf dem Sprung, das Projektmanagement in Gänze zu revolutionieren. Mit welchen Methoden sie dies anstellen, beleuchtet dieser Artikel genauer.

Vom Papier ins Internet: Der Wandel des Projektmanagements

Zu gelungenem Projektmanagement gehört die Auflistung von Aufgaben, die Übersicht über verfügbare Personalressourcen sowie die Planung von Anlagenauslastung und vieles mehr. All diese Faktoren wurden nach Aufkommen des Personal Computers und den ihnen nachfolgenden Laptops in digitale Dateien überführt und erreichen heute ihre Rezipienten in Anwendungen wie denen aus dem Office-Paket von Microsoft oder vergleichbaren Programmen. Listen aus Papier, horrende Telefonrechnungen und unnötige E-Mails sind damit nicht mehr länger notwendig. Die Digitalisierung von Dokumentationen ist nämlich nur Schritt eins hin zum digitalen Projektmanagement gewesen, denn im zweiten Schritt können Projektmanagern und anderen Teilnehmern eines Projekts nun sogenannte Projektmanagement-Softwares wie beispielsweise projectVal zur Verfügung gestellt werden. Diese bieten Projektmanagern unzählige Vorteile und erleichtern das Projektmanagement ungemein.

Projektmanagement-Software als Zentrum aller Planungen

In einer Projekt-Management-Software können jedem Teilnehmer eines Projekts je nach dessen Rang und Verantwortung im Projekt zielgenau die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. So können alle zu erledigenden Aufgaben, alle frei verfügbaren Mitarbeiter mit ihren Zeiten und vieles mehr in einem System festgehalten und entsprechend zugeteilt werden. Moderne Organisationsmethoden für Projektmanagement, beispielsweise sogenannte Gantt-Diagramme, können auf einfachstem Wege eingebunden werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter miteinander über Chat-Plattformen miteinander in Kontakt treten können. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Teams, die miteinander via Chat in Kontakt treten, effizienter und schneller arbeiten, als Teams, die auf Standard-Methoden setzen. Der Vorteil einer Projekt-Management-Software liegt somit schnell auf der Hand: Alle relevanten Daten sind in einer Anwendung zu finden, das Öffnen von verschiedenen Programmen zur Bearbeitung einer Projektstufe entfällt. Alle essentiellen Informationen sind an einem Ort gebündelt vorzufinden und später auch beim unternehmensinternen oder externen Audit nachvollziehbar dokumentiert.

Reporting erfolgt komplett automatisiert

Ein weiterer nervenaufreibender Aspekt, der in einer stringenten Projektmanagement-Software erheblich vereinfacht wird, ist das Reporting des aktuellen Projekt-Status. Sobald die Mitarbeiter einen Schritt des Projekts abgeschlossen haben, markieren sie diesen Schritt in der Software einfach als erledigt. Auch Kennzahlen können auf einfachstem Wege eingegeben oder automatisch vom Programm auf Basis der verfügbaren Daten im System errechnet werden. Ferner wird die Simulation von Kosten auf diesem Wege erleichtert. Wenn ein Manager ein Szenario durchspielen möchte, kann er sich die durch dieses Szenario entstehenden Kosten simulieren lassen. Dies erleichtert das Projektmanagement ungemein, denn mithilfe von Stundenraten für Personal und ähnlichen Eingaben entfällt das manuelle Zusammenrechnen der daraus entstehenden Kosten.

Erfolgreiche Ideen vielfältig einsetzen

Fallen in einem Unternehmen mehrere sich im Aufbau ähnelnde Projekte an, so kann die Projektmanagement-Software ebenfalls von großem Vorteil sein. Kluge Unternehmer können eine erfolgreiche Projekt-Struktur als Vorlage speichern und dann bei Notwendigkeit erneut verwenden. Die mitarbeitenden Personen können dann beispielsweise getauscht werden, ohne dass die Grundstruktur des Projekts abgeändert werden muss. Neu zum Projekt hinzustoßende Mitarbeiter brauchen wenig Zeit zur Einarbeitung und können sich sofort an der für sie vorgesehenen Stelle im Gesamtgefüge einbringen.

Eine sauber strukturierte und für den Anwender intuitiv nutzbare Projektmanagement-Software macht ein Projekt somit eindeutig zum vollen Erfolg. Das haben Entwickler in der D-A-CH-Region frühzeitig registriert und treiben die zentraleuropäische Region damit an die Spitze der effizientesten Regionen auf diesem Gebiet. Die Meilensteine fest im Blick, das geht am besten mit einer Projektmanagement-Software von Pionieren, die alles daran setzen, die Arbeit von heute leichter, stringenter und transparenter zu gestalten. Zum Vorteil aller gehören aufwendige Projektmanagement-Methoden wie beispielsweise nervtötende Massen-E-Mails mit angehängten Word-Dokumenten schon bald der Vergangenheit an.

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