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Projekte erfolgreich durchführen: Mit Online Projektmanagement-Software

Damit ein Unternehmen auf dem Markt bestehen kann, muss es eine Reihe an Kundenerwartungen, wie die Einhaltung von Terminen, transparente Kooperation und natürlich die Lieferung qualitativ hochwertiger Produkte und Dienstleistungen, erfüllen. Gleichzeitig gilt es, interne Ressourcen, wie Arbeitszeit und Geld, optimal zu nutzen und Projekte und Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, bedarf es klarer Projekt- und Ressourcenplanung, laufendem Projektcontrolling, einer übersichtlichen Aufgabenverwaltung, Werkzeugen zum Zeitmanagement und fortwährender Evaluation und Dokumentation der Projekte. All diese Anforderungen umzusetzen, ist gar nicht so leicht. Projektmanagement-Software kann Ihnen durch zahlreiche Funktionen und Methoden helfen. Mit Tracking- und Analysefunktionen oder Gantt-Diagrammen können Sie den zeitlichen Ablauf Ihrer Projekte nachvollziehen. Kanban Boards unterstützen die Aufgabenverwaltung und lassen Sie die Zwischenschritte und -ziele nicht aus den Augen verlieren. Tools zur Auswertung und graphischen Darstellung von laufenden Prozessen identifizieren Bottlenecks und stellen die Grundlage für Analysen, Optimierungen und eine langfristige Effizienzsteigerung dar. Und das zahlt sich nicht nur im Bereich des Software Engineering und Development, einer der größten Branchen, die man mit umfangreichen und teils unübersichtlichen Projekten assoziiert, aus. Auch Logistik- und Marketingfirmen oder Industrieriesen profitieren von gut durchgeführtem und strukturiertem Projektmanagement. Für jeden Wirtschaftszweig und für jede Projektlebensphase sind unterschiedliche Probleme charakteristisch. Wir erklären Ihnen, welche Komponenten einer Projektmanagement-Software die Probleme einzelner Branchen besonders effektiv lösen.

Projektplanung und -initiierung für Dienstleister

Die Planung und Initiierung ist die erste Phase des Lebenszyklus eines Projektes. Kunden und Unternehmen kommen das erste Mal zusammen. Nicht immer verstehen sich beide Parteien in den Einführungsgesprächen auf Anhieb. Stattdessen gehen Vorstellungen und Erwartungen meist auseinander. Kommt es schon während dieser ersten Phase zu Missverständnissen, die erst im späteren Verlauf der Kooperation entdeckt werden, kostet das Zeit, Geld und wirkt sich negativ auf das Vertrauensverhältnis aus. Zu einem erfolgreichen Projektmanagement zählt deswegen bereits zu Anfang die Analyse der Anforderungen und die Absprache zwischen Kunden, Entwicklern, Managern und weiteren Stakeholdern. Früher fand diese Kommunikation vor allem per Mail statt und Ergebnisse von Meetings wurden in Excel-Tabellen oder sogar in handgeschriebener Form festgehalten. Das entspricht nicht mehr den Anforderungen an agiles Projektmanagement. Flexible und schnelle Anpassungen und gut strukturierte Übersichten sind auf dem schnelllebigen Markt maßgeblich für eine erfolgreiche Kooperation. Projektmanagement-Software ist dafür deutlich besser geeignet als traditionelle Werkzeuge. Online-Listen, die gemeinsam durch alle Teilnehmer bearbeitet und eingesehen werden können, schaffen Transparenz und strukturieren Besprechungen. Treten Fragen auf, muss nicht erst das gesamte Postfach nach der entsprechenden E-Mail durchsucht werden, denn jeder verfügt über den aktuellen Stand. Änderungen werden schnell eingepflegt und Mitschriften müssen nicht nachträglich aufbereitet werden. Damit stehen effizienten Meetings und erfolgreicher Planung und Projektkalkulation nichts mehr im Wege.

Aufgabenverwaltung und -strukturierung für Software Development und Engineering Teams

Nachdem ein Projekt angelaufen ist und sich in der Durchführungsphase befindet, müssen mehrere Teams zusammenarbeiten – immerhin gibt es kaum noch Projekte, die nur von einer Abteilung durchgeführt werden. Grade in der Softwarebranche arbeiten beispielsweise Designer, Programmierer, Administratoren und Tester, die Fachwissen aus verschiedensten Domänen zusammentragen, parallel an unterschiedlichen Teilen des Projektes. Viele Softwareprojekte folgen mittlerweile außerdem der agilen Methode. Kurze Arbeitsprozesse mit klar definierten, kleinen Aufgaben und regelmäßiger Evaluation stehen dabei im Vordergrund. Klassisches Projektmanagement, das wie bereits erwähnt oft mit Excel-Listen und durch die Mitarbeiter selbst gepflegten Tabellen arbeitet, kann vielen Aufgaben, ständigen Änderungen und der Kooperation über eine Abteilung hinweg kaum gerecht werden. Um eine Übersicht über die zahlreichen Aufgaben zu halten, eignen sich sogenannte Kanban Boards besser. Auf einem Kanban Board werden Aufgaben und Aktivitäten in die Spalten Backlog, Ready, Coding, Test und Abgenommen eingeteilt. Die Aktivitäten werden regelmäßig erweitert und zudem durch die Verantwortlichen mit einem Zeitpensum bemessen. Diese einheitliche, klare Strukturierung unterstützt die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern. Gleichzeitig wird der Arbeitsprozess durch das Verschieben der Aufgaben in den separaten Spalten visualisiert. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit im Vergleich zur Versionskontrolle und -verwaltung von Dokumenten.

Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung für Logistikunternehmen und Versandhäuser

Treten während der Durchführung Probleme auf, kann man in der Softwareentwicklung noch gut Gegenmaßnahmen ergreifen. Ein leichter Zeitverzug ist für Kunden meist vertretbar und Deadlines können gegebenenfalls verlängert werden. Immerhin handelt es sich um einen inkrementellen und dynamischen Prozess. Bei Logistikunternehmen sieht das anders aus. Arbeitsabläufe müssen nicht flexibel sein oder immer wieder an neue Anforderungen und Projektentwicklungen angepasst werden. Stattdessen stehen die Arbeitsschritte bereits fest und werden oft parallel in gleicher Form wiederholt. Für Firmen der Logistikbranche wie Versandhäuser ist es dementsprechend wichtiger, strikte Terminvorgaben und Kostenabschätzungen einzuhalten. Dabei stehen die Unternehmen vor der Herausforderung, die Aktivitäten vieler Prozessteilnehmer zu verwalten. Betrachten Sie beispielsweise einen Versandhandel. Mitarbeiter in Büros oder Callcentern nehmen Bestellungen entgegen, prüfen gegebenenfalls die Verfügbarkeit und leiten den Auftrag weiter. Lagerarbeiter suchen anschließend die Ware und bringen sie zum Versand. Dort wird das Produkt etikettiert und abgeschickt. Nach dem Versand müssen Dokumente oder Rechnungen über den Kauf abgelegt und der Kunde informiert werden. Damit das alles reibungslos verläuft, ist ein gutes Zeitmanagement, beispielsweise mittels Gantt-Diagrammen, ausschlaggebend. Diese Diagramme verfügen über eine Achse für Aktivitäten und eine Achse für den zeitlichen Ablauf. Die Dauer einzelner Aktivitäten wird über unterschiedlich lange Balken dargestellt. Überschneidungen oder nicht genutzte Zeitintervalle fallen Ihnen mit Hilfe eines Gantt-Diagramms direkt ins Auge und Sie können den Prozessablauf dementsprechend anpassen und optimieren. Neben Gantt-Diagrammen ist auch Prozesssimulation ein wichtiges Werkzeug für die Effizienzsteigerung durch Projektmanagement-Software. Indem Sie einen Prozess mit verschiedenen Aufgaben und Zwischenschritten modellieren und mit Eingangswerten versehen, können Sie Erwartungswerte bezüglich Ressourcenverbrauch oder Zeitbedarf erhalten. Das ermöglicht Ihnen eine Projektkalkulation bereits in der Planungsphase. Nach der Modellierung können Sie real laufende Prozessinstanzen beobachten und die Erwartungswerte evaluieren, Bottlenecks erkennen und Fehlkalkulationen korrigieren.

Ressourcenmanagement und internationale Kommunikation in der Industrie

Ein gutes Zeit- und Ressourcenmanagement, wie es durch Projektmanagement-Software ermöglicht wird, ist auch in der Industrie, beispielsweise bei Fertigungsprozessen, notwendig. In vielen Arbeitsschritten werden teure Maschinen verwendet, die bestmöglich genutzt werden müssen. Denn jeder Zeitpunkt, an dem die Maschinen nicht ausgelastet werden, einspricht einem Verlust für das Unternehmen. Gleichzeitig darf man einzelne Maschinen nicht mehrfach belegen. Plant man fehlerhaft, kommt es zu Terminverschiebungen, die durch enge Zeitpläne weitreichende Konsequenzen haben können. Maschinenbelegungspläne auf Basis von Gantt-Diagrammen unterstützen Sie visuell bei der Produktionsplanung und vermeiden diese kostspieligen Fehler. Neben Ressourcenmanagement, findet Projektmanagement-Software noch eine andere Anwendung in der Industrie. Während eines Fertigungsprozesses kooperieren mehrere Firmen oft über Länder- und kontinentale Grenzen hinweg. Eine Bestellung, die in den USA oder Deutschland erfolgt, wird beispielsweise aus einzelnen Bauteilen aus China oder anderen asiatischen Ländern in mehreren Zwischenstationen gefertigt. Es gilt, Termine und Preiskalkulationen möglichst genau einzuhalten und internationale Kommunikation zu meistern. Mit Online Projektmanagement-Software können Sie global arbeiten und sind nicht an lokale Tools zum Tracking oder für Zeitrückmeldungen gebunden. Das garantiert Ihnen, dass Sie die Deadlines einzelner Zwischenschritte jederzeit prüfen und Ihre eigenen Zeitvorgaben einhalten können. Sie und Ihre Kooperationspartner erhalten Sicherheit, Kontrolle und die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen. Diese Werte sind unabdingbar für den Projekterfolg.

Evaluierung und Dokumentation in der Marketingbranche

Und an diesen Erfolg schließt sich die letzte Phase des Projektlebenszyklus an: Die Evaluation. Diese Phase beschäftigt sich mit einer Auswertung und Analyse der Ergebnisse und des gesamten Ablaufs. Wurde das Projektziel termingerecht erreicht? Wieso oder wieso nicht? Welche Teilschritte hätte man verbessern können und wo traten die meisten Probleme auf? Mit Hilfe von Metriken, die auf die Ergebnisse angewendet werden, wird der Projekterfolg bewertet und in Statistiken überführt. Mit diesen Informationen lassen sich auf der einen Seite Nachfolgeprojekte verbessern und auf der anderen Seite neue Aufträge an Land ziehen. Das ist für kleine Unternehmen oder Firmen, die auf ständig neue Kunden angewiesen sind, besonders relevant. In der Marketingbranche beispielsweise folgen auf ein abgeschlossenes Projekt nicht immer neue Aufträge, denn der Bedarf des Kunden ist vorerst gedeckt. Stattdessen müssen neue Kunden von der Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen überzeugt werden. Durch Projektdokumente, Artefakte und ausgewertete Metriken der einzelnen Projektphasen können Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen und Ihre Ergebnisse präsentieren und einen professionellen ersten Eindruck geben. So gelingt es Ihnen, immer wieder neue Aufträge für sich zu gewinnen. Auf Basis der gesammelten Erfahrungen und Artefakte können Sie zudem Projektvorlagen erstellen. Das hilft Ihnen dabei, neue Projekte schneller zu initiieren und Planungsfehler nicht zu wiederholen. Durch ein gutes Dokumentenmanagement, das durch die Projektmanagement-Software oft bereits automatisiert wird, haben Sie alle notwendigen Informationen direkt und in übersichtlicher Struktur zur Hand. Indem Sie diese Informationen weiterverarbeiten, steigern Sie langfristig die Effizienz Ihrer Projekte.

Fazit

Erfolgreiches Projektmanagement hilft Ihrem Unternehmen fortwährend, egal, in welcher Branche Sie arbeiten. Mit modernen Online-Tools ersetzen Sie die Kommunikation per E-Mail und die Verwaltung mittels Excel-Tabellen. Dadurch können Sie international kooperieren und gleichzeitig die Effizienz und Übersicht Ihrer Aufgaben- und Dokumentenverwaltung steigern. Zudem stellt Projektmanagement-Software Ihnen verschiedene Werkzeuge für erfolgreiches Termin- und Ressourcenmanagement zur Verfügung, beispielsweise Gantt-Diagramme und Prozess- oder Projektsimulationen. So gelingt Ihnen eine erfolgreiche Projektkalkulation während der Planung und Initiierung. Während der Implementierung eines Projektes oder Prozesses können Sie laufende Instanzen überwachen und nachverfolgen, sodass Sie Bottlenecks, Zeitverzögerungen und andere Probleme frühzeitig erkennen. Das ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten, und verhindert die Ausbreitung bzw. das Kaskadieren von Fehlern. Nach dem Projektabschluss können Sie die Ergebnisse und den Gesamtablauf analysieren und damit den Grundbaustein für Folgeprojekte, neue Aufträge oder Projektvorlagen legen.

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